Moderne Buchhaltungsprogramme finden in der Cloud statt. Damit die Vorzüge einer webbasierten KMU Buchhaltungssoftware zum Tragen kommen, musst du ein paar Fakten kennen und dich dementsprechend darauf vorbereiten.
Buchhaltung ist und bleibt bei den meisten Unternehmern eine der unbeliebtesten Tätigkeiten. Dennoch ist es Pflicht und verlangt entsprechende Aufmerksamkeit. Leider gibt es unzählige Buchhaltungssoftware in der Schweiz und es gelingt dir kaum, die verschiedenen Features bewerten zu können. Deshalb gebe ich dir einen kleinen Leitfaden in die Hand, damit du ein zuverlässiges und zukunftsorientiertes Buchhaltungsprogramm auswählen kannst. Dabei lasse ich die klassischen Bewertungsraster weg, die müssen ohnehin stimmen und gebe dir überraschende Kriterien an.
Export von Buchhaltungsdaten
Beim Testen der verschiedenen Buchhaltungsprogramme werden immer einfache und schnelle Wege gezeigt, wie die eigene Buchhaltung, für die Firma aufgebaut wird. Jedes Details, wie etwas eingerichtet werden soll, wird ausgiebig vorgezeigt. Jedoch kann es sein, dass das gewählte Buchhaltungsprogramm sich in der persönlichen Praxis nicht bewährt. Deshalb ist es sehr zu empfehlen, wie Daten exportiert und anschliessend in einem neuen System verwendet werden kann. Teste auf jeden Fall die Exportfunktion und arbeite mit diesen Daten weiter, indem du diese benutzt für den Neubeginn in einem anderen Buchhaltungsprogramm.
Der Weg rein ist viel bequemer als raus, gleich wie im Leben.
Schnittstelle API
Eine Buchhaltung in der Cloud muss über eine offene Schnittstelle (API) verfügen. Mit einer solchen Schnittstelle kann auf dem Programmierweg mit dem Buchhaltungsprogramm interagiert werden. Mit dieser Möglichkeit kannst du verschiedene Programme zusammenarbeiten lassen. Zum Beispiel: Ein Projektprogramm, ein Online-Shop, oder ein Marketingtool kann über die Schnittstelle Daten austauschen, und Prozesse digitalisieren und automatisieren. Durch die API können unterschiedliche Programme eingebunden werden, damit kannst du dir flexible und austauschbare Möglichkeiten schaffen. Das Gegenteil wäre die fixe Anbindung an ein grosses und teures Softwarepaket, dass dir kaum Spielraum und Entwicklungsmöglichkeiten gibt. Besser von Anfang an auf eine offene Schnittstelle setzen und dynamisch wachsen, statt starre Vorgaben eines Softwareprogramms einhalten.
Verbreitung unter Buchhaltern oder Treuhändern
Wenn du nicht gerade selbst dich professionell um die Buchhaltungen kümmerst, wirst wohl mit einem Buchhalter oder Treuhänder zusammenarbeiten wollen. Aus diesem Grunde muss die cloudbasierte Lösung in der Branche akzeptiert sein und eine namhafte Anzahl Profis nutzen bereits die Software. Dann kannst du einfacher den Treuhänder wechseln, ohne die Software zu wechseln. Du bist unabhängiger und kannst mit erfahreneren Anwendern zusammenarbeiten. Ein exotisches oder ausländisches Produkt bringt dir keine Vorteile, auch wenn es noch so preiswert ist. Eine bewährte Lösung, die cloudbasiert betrieben werden kann, ermöglicht einen einfachen Einsatz von Buchhaltern oder Treuhändern.
Automation von Buchhaltungsaufgaben
In fast allen Firmen sind die Prozesse in der Buchhaltung ähnlich. Deshalb achte auf die Automatisierungsmöglichkeiten, die bereits in der Software enthalten sind oder die über die Schnittstelle ermöglicht werden sollen. Eine Offerte, in einen Auftrag und anschliessend in eine Rechnung umwandeln ist ein klassischer Ablauf. Diese 3 Stufen zu durchlaufen, darf nicht zu viel Zeit beanspruchen. Auch das automatisierte Mahnwesen muss selbstständig ablaufen. Diese Automation bringt Verlässlichkeit, spart Zeit und Geld. Je weniger du eingreifen musst, desto weniger kannst etwas vergessen oder falsch machen.
Vermeide Wundertools
Buchhaltungsprogramme, die viel als Buchhaltung können, sind eher abzulehnen. In der Regel sind diese teuer und werden zu einem kaum steuerbaren Monstrum. Unbeabsichtigte Nebenwirkung und weitere Schwierigkeiten, wie unnötige Komplexität oder aufwendige Einstellungsmöglichkeiten, werden schnell zur Ernüchterung führen, weil erlerntes Wissen schnell vergessen geht und eine allfällige Änderung eben nicht rasch umgesetzt werden kann.
Buchhaltungsprogramme in der Cloud, die sich bewährt haben:
- Bexio
- CashCtrl
- Proffix
- Sage 50 extra
Ein gründliches Testen ist immer angebracht. Falls dich ein Treuhänder in der Firma begleiten, auch dessen Meinung einbeziehen. Wichtig ist, dass sich alle Beteiligten mit der Buchhaltungssoftware wohlfühlen, denn schwieriges oder umständliches Handling führt nur zu Zeitverlust und Unzufriedenheit. Das Buchhaltungsprogramm in der Cloud muss dir entsprechen, damit du rasch und effizient damit arbeiten kannst.
